Docuware - Anbindung

Kplus hat viele Funktionen von Docuware direkt in der Anwendung eingebaut. Dazu gehört der Abruf von Dokumenten aus dem Archiv wie auch die Verknüpfung externer Daten zu den Kplus Dokumenten.

Es wird dabei mit Hilfe der Toolkit Schnittstellle von Docuware auf die Archive zugegriffen.

Dabei stehen für Kplus eigens erstellte Archivvorlagen zur Verfügung. Das Archiv FIRMA ist für die direkte Verwaltung der Kplusdaten gedacht. In dieses Archiv wird aus Kplus geschrieben wie auch abgerufen.

Was kann diese Schnittstelle:

Sie können z.B. zum Auftrag beliebige externe Dokumente dazu Verknüpfen.

Das können Excel-Tabellen, Word-Dokumente, CAD Pläne, Fotos, Mails usw. sein. Dies können die Ausdrucke aus den jeweiligen Programmen sein, oder die Dokumentendatei als Fremdformat.

Wenn Sie dann in Kplus auf die Archiv Schaltfläche drücken, wird das entsprechende Suchergebnis angezeigt. Von dieser Auswahl können Sie nun die Dokumente direkt aufrufen ohne Kplus zu verlassen.

In den Bereichen bei denen viele Einträge erwartet werden (Adressstamm, Projekt) wird vor der Suche das Docuware Suchfenster eingeblendet. In diesem Fenster kann dann die Selektion weiter eingegrenzt werden.

Beispiel:
Sie wollen zu einer Adresse bestimmte Dokumente suchen. Dazu drücken Sie auf die Schaltfläche Archiv im Adressenstamm. Damit gelangen Sie in das Docuware Suchfenster. Dabei ist das Feld Adressnummer bereits ausgefüllt. Nun können Sie in den anderen Feldern weiter einschränken. Dabei haben Sie die Möglichkeit einer selektiven Auswahl. Dies bedeutet, dass er in diesem Beispiel nur solche Daten zur Auswahl bringt, die auch mit dieser Adressnummer vorhanden sind.

Funktionsumfang der Schnittstelle zu Docuware

• Abruf der zugeordneten Dokumente, wie auch neue Verknüpfungen erstellen, aus:
• Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung
• Bestellung, EK-Lieferschein, EK-Rechnung
• Adressenstamm, Aktivität
• Artikelstamm
• Projektstamm

Belege einscannen und automatisch Beschlagworten.
Mit Barcodes(aus Kplus) versehene Belege werden automatisch erkannt und im Archiv vollständig Beschlagwortet. Dies hat den Vorteil, dass im Archiv auch ohne Kplus die Dokumente gesucht werden können.
Dies wird momentan bei den folgenden Belegen unterstützt:
Auftrag, Serviceauftrag, Lieferschein und EK-Rechnung

Bei den Verkaufsbelegen wird der Barcode mit ausgedruckt.

Bei den Einkaufsbelegen werden Barcodeetiketten aus Kplus gedruckt und vor dem Scannen auf den Beleg geklebt.