Jet DMS

Jet DMS wurde in Kplus sehr umfangreich integriert. Es ist es bei fast jedem Belegtyp möglich eine direkte Verknüpfung zu der Dokumentenstruktur herzustellen.
Das heißt, Sie befinden sich in Kplus auf einem Beleg und wollen mit einem Klick in der Dokumentenstruktur an der richtigen Stelle stehen, ohne weitere Eingabe in der Jet DMS tätigen zu müssen.

Sämtliche Belege werden vollautomatisch in der Struktur an die dafür vorgesehene Stelle verknüpft.
Voraussetzung dafür ist dass alle Belege einen eindeutigen Barcode erhalten. Damit wird das entsprechende Dokument eindeutig identifiziert und kann dann von der Kplus Abalgeautomatik das Dokument richtig beschlagworten und infolge auch in der Struktur ablegen.

Dabei gibt es auch Belege, zb. Bestellungen, die an mehrere Stellen parallel verknüpft werden. Eine Bestellung landet üblicherweise im Lieferantenakt. Aber natürlich ist diese Information auch in den dazugehörenden Aufträgen interessant. Deshalb wird die Bestellung für jeden Auftrag, welcher mit der Bestellung was zu tun hat, dazu verknüpft.
Dasselbe gilt für die Preisanfrage, den Eingangslieferschein und die Eingangsrechnung.

Es wird dabei zwischen 2 Arten von Aufrufen unterschieden.

1. Dokumentenaufruf
   Bei üblicherweise eingescannten Belegen wird direkt der gescannte Beleg aufgerufen.
2. Strukturaufruf
   In Bereichen, bei denen es logischer ist in die Struktur zu springen, wird ohne Belegaufruf an die richtige Stelle in der Struktur gesprungen.

Was passiert alles von Kplus aus mit der Jet DMS.

• Aufrufen eines Beleges aus Kplus
• Aufrufen der dazugehörenden Struktur, abhängig nach von wo Sie aufrufen
• gescannte Dokumente beschlagworten
• gescannte Dokumente in die Struktur ablegen
• Erstellen der Belege welche nicht über Scanner eingelesen werden. Dies gilt vor allem für ausgehende Belege (Beispiel, Bestellung, Rechnung,etc..)

Es werden verschiedene Strukturen unterstützt.

Beispiel einer einfachen Struktur:

Einkauf:

• Grundpfad - Klus Warenwirtschaft/Einkauf
• Anfangsbuchstabe Lieferant
• Lieferantenkonto
• Jahr
• pro Belegtyp ein Ordner

Verkauf:

• Grundpfad - Klus Warenwirtschaft/Verkauf
• Anfangsbuchstabe Lieferant
• Kundenkonto
• Jahr
• pro Belegtyp ein Ordner
• Alle Belege eines Auftrages werden im Auftragsordner abgelegt

Beispiel einer komplexen Struktur:

In diesem Beispiel wird zwischen verschiedenen Auftragstypen(Projekte, Kleinbaustellen, Handel) unterschieden.
Jeder Belegtyp wird auch im Auftrag in einen eigenen Ordner gespeichert.

Zusätzlich werden in diesem Beispiel noch weitere Ordner pro Auftrag mittels einer Kopiervorlage dazu generiert. Dies hat den vorteil dass alle Unterordner pro Auftrag auch immer dieselbe Bezeichnung haben.
Sie können in dieser Struktur natürlich auch Ihre eigenen Dokumente ablegen. Pläne, Mails,... Sämtliche Dokumente die in Windows verwaltet werden.